Styrelsen

Det är föreningsstämman som väljer styrelsen och föreningsstämman kan också avsätta styrelsen eller en enskild styrelsemedlem.

GVSFs styrelse ska enligt stadgarna bestå av 5 ledamöter och 2 suppleanter.

Ledamöter väljs på 2 år och suppleanter på 1 år.

Varje styrelsemedlem har rätt att avgå med omedelbar verkan från styrelsen när hon/han själv begär så.

Stämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter.

I övrigt konstituera styrelsen sig själva. 

Roller i styrelsen

I vår samfällighet har vi identifierat några nyckelroller. För dessa har vi gjort en uppdragslista enligt nedan.

I rollen som ordförande ingår följande:

•Kalla till årsstämma

•Kalla till konstituerande möte

•Kalla till reguljära styrelsemöten

•Anmäla nya styrelsen till lantmäteriet

•Byta namn på firmatecknare  hos handelsbanken

•Byta lösen på Avanza vid byte av firmatecknare

•Hålla i agendan inför mötena

•Leda styrelsemötena enligt agendan

•Säkerställa att samfällighetens stadgar följs

•Säkerställa att föreningens uppgifter blir genomförda

•Svara på mail från gemensamma adressen

•Vara kontaktperson på hemsidan

I rollen som kassör ingår följande:

▪Att löpande betala räkningar

▪Att betala utlägg

▪Att betala styrelsearvoden

▪Att överföra inbetalningar från Bank till Bokföringstjänsten

▪Att bokföra intäkter och betalningar

▪Att göra budget (tillsammans med styrelsen)

▪Att göra årsredovisning

▪Att gå igenom räkenskaperna med revisor inför årsredovisningen

▪Att löpande presentera resultat och balans räkningen vid styrelse möten

▪Att skapa faktura underlag för medlems avgiften (1 ggr/år)

▪Att följa upp betalning av medlemsavgifter och eventuellt skicka ut påminnelser

▪Att kontrollera debiteringslängden inför varje års fakturering

▪Att läsa upp årsredovisningen vid den årliga stämman

I rollen som markansvarig ingår följande:

•Upprätthålla en skötselplan av området gällande markåtgärder, planering och rekommendationer för området med en tydlig arbetsordning över när åtgärder rekommenderas utföras. 

•Tillse att löpande markarbete utförs så som slyröjning, snöröjning, besiktning lekplats, forn-minnesområden.

•Övergripande ansvarig över samtliga markfrågor vilket innebär att följa offertarbete, leverans och uppföljning.

•Övergripande ansvar över markknutna leverantörer

•Tillse att styrelsen följer plan över långsiktigt markarbete

•Tillse till att uppdatera och följa utvecklingen av planerad markbudget

I rollen som sekreterare ingår följande:

▪Att föra protokoll vid samtligt närvarande möten

▪Att tillse att skrivet protokoll justeras av justerare och läggs upp på styrelsens forum för samtliga medlemmar i styrelsen att läsa senast 2 veckor efter mötet

▪Tillse att föreningens viktiga dokument förvaras betryggande

▪Tillse att styrelsens beslut följs upp   

▪Att ha tillsyn över att medlemskorrespondens förs

▪Att lyfta och planera in kommande verksamhetsårs aktiviteter, lathund finns i forumet under ”utkast årskalender”

▪Att tillse att annan viktig information som styrelsen behandlar läggs upp i styrelseforumet

I rollen som ansvarig för hemsida ingår följande:

•Att kontinuerligt uppdatera hemsidan med information från styrelsen, t.ex.  information om städdag och kallelse till årsstämma.

•Att uppdatera hemsidan efter varje årsmöte, dvs. lägga till årsredovisning, protokoll samt uppdatera kontaktinformation och styrelsemedlemmar ifall detta förändrats.

•Att åtminstone en gång per år se över vad som ligger där och ifall det bör bytas ut.

•Att uppmuntra styrelsen till att lägga ut ”snabba nyheter” i den av styrelsen administrerade Facebook-gruppen ”Gustavslundsvägens Samfällighetsförening”.

•Godkänna/neka inlägg i ovan nämnda grupp samt svara på frågor från medlemmarna (alternativt se till så att någon annan svarar).

Ledamot

Arbetsuppgifterna inom styrelsen fördelas så att även de ledamöter som inte har speciella funktioner har uppgifter/ansvar.

Suppleant

Suppleanten kan ses som reserv ifall någon ledamot avgår. Suppleanter är i GVSF med på  styrelsesammanträdena, vilket är speciellt lämpligt om man vill övergå till ledamot. Suppleanten har inte rösträtt vid möten ifall ordinarie ledamöter är närvarande.